Buchhaltungsservice: Grundlagen zum Thema Buchführungspflicht

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Zusammenhang zwischen Bilanz und Konten

Das Konto in der Finanzbuchführung dient dazu, aus der Bilanz als Momentaufnahme eine dynamische Darstellung der Geschäftsfälle zu entwickeln. Diese Funktion ergibt sich aus der Tatsache, dass jeder Geschäftsfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert – aber eben meist auch nicht mehr als zwei oder drei Positionen, während die vielen anderen Positionen der Bilanz unverändert bleiben. Es ist also sinnvoll, nur die Positionen, die von den Geschäftsvorgängen betroffen sind, zu verändern, anstatt die gesamte Bilanz nach jedem Geschäftsvorfall neu zu erstellen. Daraus ist die Erkenntnis entstanden, die Bilanz in Konten aufzulösen und nur die Veränderungen in Konten einzutragen.

In den Konten werden Anfangsbestände vorgetragen. Das Vortragen der Anfangsbestände erfolgt nach dem Prinzip: Wenn die Werte in der Bilanz auf der linken Seite (der Aktivseite) stehen, kommen sie in die linke Seite des Kontos (bezeichnet als Soll). Folgerichtig ergibt sich daraus: Die Werte aus der Passivseite der Bilanz kommen in die rechte Seite des Kontos (Haben).

Dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Gegenbuchung“, nach dem mindestens zwei Konten bei einer Buchung berührt werden, wird bereits bei der Auflösung der Eröffnungsbilanz in Konten Rechnung getragen. Da es eigentlich kein Gegenkonto für die Übernahme der Anfangsbestände in die Konten gibt, hat man als Hilfskonstruktion das Eröffnungsbilanzkonto eingeführt. Dieses enthält somit alle Anfangsbestände, aber – logischerweise – spiegelverkehrt und dient zudem zur Kontrolle von Richtigkeit und Vollständigkeit der zu übernehmenden Beträge.

Gewinn- und Verlustrechnung

Vorgänge, die den Geschäftserfolg eines Unternehmens beeinflussen, könnten direkt auf das Eigenkapitalkonto des Unternehmens gebucht werden. Das entspricht der Buchungslogik und ist inhaltlich auch völlig korrekt. In diesem Falle wäre bei wenigen Geschäftsfällen auch die Übersichtlichkeit gewahrt. In der Praxis gibt es jedoch selbst in kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsfälle, die Erträge oder Aufwendungen darstellen und damit das Eigenkapital beeinflussen. Würde immer direkt auf das Eigenkapitalkonto gebucht werden, wäre das Ergebnis chaotisch und unübersichtlich. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, werden Erträge und Aufwendungen nicht direkt, sondern nur saldiert auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Dafür wird eine spezielle Gewinn- und Verlustrechnung eingerichtet und dem Eigenkapitalkonto vorgeschaltet. Der Aufbau (Gliederung) dieser Rechnung ergibt sich aus § 275 HGB. Am gebräuchlichsten ist die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren.

Konten und Buchung

Kontensystem

Bevor sie in die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung einfließen, werden im laufenden Geschäftsverkehr die Finanzen eines Unternehmens auf Konten erfasst. Ein Konto ist eine Tabelle mit zwei Spalten: Einer Soll- (S) und einer Habenseite (H).

Früher, als die Konten noch in gebundenen Büchern geführt wurden, verwendete man zur Kontendarstellung das so genannte T-Konto. Die Darstellung ähnelt dem Buchstaben T. Heute hat das Konto ein anderes Aussehen, aber immer noch die Darstellung mit Soll und Haben. Die Wörter „Soll“ und „Haben“ sind dabei ohne inhaltliche Bedeutung und historisch bedingt! Es geht also nicht um „etwas haben“ oder „etwas, das sein soll“. Besonders der Begriff „Haben“ wird oft falsch verstanden. Er bedeutet nicht „Besitzen“. Tatsächlich ist er aus der Funktion des Lieferantenkontos zu erklären. Auf der rechten Seite dieses Kontos wurden nach dem Prinzip „Wir HABEN zu bezahlen!“ der entsprechende Geldbetrag eingetragen. Auf der linken Seite des Kundenkontos wurde eingetragen „Der Kunde SOLL bezahlen!“ – deshalb also „Soll“ als linke Seite eines Kontos.

Der Buchhalter unterscheidet Bestandskonten und Erfolgskonten:

1. Bestandskonten nehmen Bestände an Gütern und Geld auf, also erfolgsneutrale Zustände.
   1. aktive Bestandskonten halten das Vermögen fest. Alle finanziellen Mittel, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, sind in einer bestimmten Form vorhanden: Z. B. als Grundstücke, Maschinen, Vorräte und Bargeld, aber auch als Forderungen oder immaterielle Vermögensgegenstände wie Lizenzen. Auf den Aktivkonten wird also die Kapitalverwendung aufgezeichnet. Die Zugänge werden im Soll, die Abgänge im Haben gebucht.
   2. passive Bestandskonten erfassen die Verbindlichkeiten oder „Schulden“. Das Vermögen eines Unternehmens wird aus Mitteln der Eigentümer und Gläubiger gebildet: Z. B. der Gesellschafter, Aktionäre, Banken oder Lieferanten. Die Passivkonten zeichnen also die Herkunft des Eigen- und des Fremdkapitals auf. Die Zugänge werden im Haben, die Abgänge im Soll gebucht.
       
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2. Erfolgskonten nehmen erfolgswirksame Vorgänge auf. Erfolg ist in der Buchführung ein neutraler Begriff und bezeichnet sowohl Gewinn als auch Verlust.
   1. Aufwandskonten werden verwendet, um die Minderung des Eigenkapitals festzuhalten. Aufwand bedeutet „Werteverzehr“, also z. B. den Verbrauch von Material, Personalkosten, Zinsen oder Abschreibungen. Die Zahlung einer Lieferantenrechnung ist dagegen kein Aufwand, sondern der Abgang einer Verbindlichkeit. Aufwand wird immer im Soll gebucht.
   2. Ertragskonten werden mit „Wertzuflüssen“ bebucht, die das Eigenkapital erhöhen. Die wichtigste Ertragsart in einem Unternehmen sind in der Regel die Umsatzerlöse. Die Zahlung eines Kunden ist dagegen kein Ertrag, sondern der Abgang einer Forderung. Erträge werden immer im Haben gebucht.
       

Die Konten sind in einer systematischen Reihenfolge angeordnet (Kontenplan). Die modernen Systeme, die sich nach einem der empfohlenen Kontenrahmen richten, entsprechen der Bilanzgliederung. Die Konten tragen Nummern, die sofort erkennen lassen, wie sie in das Bilanzsystem eingeordnet sind.

Buchungssatz

Eine einfache Buchung betrifft zwei Konten, jeweils eine Buchung im Soll, eine zweite im Haben. Auf jedem Beleg wird vermerkt, wie gebucht wird. Das erfolgt in Form eines Buchungssatzes. Zuerst wird das Konto genannt, auf dem die Sollbuchung vorgenommen wird. Dann folgt das Wörtchen „an“ und darauf das Konto, das die Habenbuchung aufnimmt. Ein Beispiel dazu: Ein Einkauf von Rohstoffen auf Ziel erhält den Buchungssatz

Rohstoffe an Verbindlichkeiten

Zusammengesetzte Buchungssätze können eine Vielzahl von Konten ansprechen. Die Summen aller Buchungen im Soll und im Haben müssen aber übereinstimmen. Sind die Summen unterschiedlich, ist der Buchungssatz unvollständig (er „geht nicht auf“), und eine Verbuchung ist zumindest in EDV-gestützten Buchführungssystemen unmöglich.

Buchungssystem

Man unterscheidet sechs Grundsituationen:

erfolgsneutral:

• Aktivtausch: Ein Aktivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung.
  • Buchungssatz: „Bankkonto“ an „Forderungen“.
• Passivtausch: Ein Passivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Eine Lieferantenschuld wird in ein langfristiges Darlehen umgewandelt.
  • Buchungssatz: „Verbindlichkeiten a. L. L.“ an „Darlehen“.
• Aktiv-Passiv-Mehrung (Bilanzverlängerung): Aktiv und Passivseite werden um den gleichen Betrag erhöht.
  • Beispiel: Rohstoffe werden „auf Ziel“ gekauft, d. h. die Rechnung wird nicht sofort bezahlt.
  • Buchungssatz: „Rohstoffe“ und „Vorsteuer“ an „Verbindlichkeiten a. L. L.“.
• Aktiv-Passiv-Minderung (Bilanzverkürzung): Aktiv und Passivseite werden um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Eine Lieferantenrechnung wird bezahlt.
  • Buchungssatz: „Verbindlichkeiten a. L. L.“ an „Bankkonto“.

erfolgswirksam:

• Positive Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Ertragskonto angesprochen; => Gewinn
  • Beispiel: Eine Kundenrechnung wird fakturiert.
  • Buchungssatz: „Forderungen“ an „Umsatzerlöse“.
• Negative Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Aufwandskonto angesprochen; => Verlust
  • Beispiel: Büromaterial wird eingekauft und bar bezahlt.
  • Buchungssatz: „Büromaterial“ an „Kasse“.

Das Ziehen von Salden

Der Bestand auf den einzelnen Konten wird durch das Ziehen von Salden ermittelt. Das erfolgt, indem beide Seiten (Soll und Haben) eines Kontos addiert werden. Von der wertmäßig größeren Seite wird der Wert der kleineren Seite abgezogen. Macht die Sollseite den größeren Wert aus, so ist das ein Sollsaldo. Wenn die Habenseite überwiegt, so ist das ein Habensaldo.

Diese Definition ist notwendig, da in der Buchführung traditionell die Arbeit mit absoluten Werten gelehrt wird. In der Praxis ist es einfacher: Da Sollbuchungen immer als Positiv-Werte und Habenbuchungen als Negativ-Werte erfasst werden, ist ein Saldo schlicht die Summe aller Einzelposten eines Kontos:

Im Geschäftsleben wird während des Jahres mindestens monatlich einmal eine Saldenliste aufgestellt, da sie dem Unternehmer den Stand seiner Konten, praktisch also eine Zwischenbilanz zeigt. Nach der Addition zeigt die Gleichheit der Summe aller Salden in Soll und Haben, dass beim Eintragen Soll und Haben nicht verwechselt wurden und keine Zahlendreher vorgekommen sind (zwei Fehler, die sich rechnerisch aufheben, sind äußerst selten).

Journal (Grundbuch)

Im Journal (übersetzt: Tagebuch) werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch (zeitlich) mit laufender Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, Erläuterung und Kontierung (Sollkonto, Habenkonto) erfasst. Die Funktion des Journals geht von folgendem Prinzip aus: Alle Geschäftsfälle müssen sich sowohl chronologisch verfolgen lassen als auch den einzelnen Bilanzpositionen zugeordnet werden können. Die chronologische Ordnung wird dadurch gewährleistet, dass alle Buchungssätze dem Datum nach im Journal aufgezeichnet werden. Es ist das Grundbuch der Buchführung. Gleichzeitig ist das Journal die Buchungsanweisung für die Übertragung der Buchungen aus dem Grundbuch in das Hauptbuch.

Hauptbuch

Als Hauptbuch wird das Kontenwerk mit seiner sachlichen Untersetzung und Bewegung durch Geschäftsfälle der einzelnen Bilanzpositionen bezeichnet. Im Hauptbuch (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den in den Buchungssätzen genannten Konten eingetragen. Die Konten werden am Anfang eines jeden Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (z. B. Bankbestand) eröffnet und mit Abschlussbuchungen zur Schlussbilanz zusammengeführt.

Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird also die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen.

Für das Buchen selbst gilt die Regel: Zuerst Eintragung im Grundbuch (Journal), dann Buchung auf dem Konto (im Hauptbuch).

Früher waren Grundbuch und Hauptbuch tatsächlich gebundene Bücher.

Nebenbücher

Des Weiteren gibt es diverse Nebenbücher, die bestimmte Hauptbuchkonten erläutern. Dazu zählen z. B.

• das Kontokorrent- oder Geschäftsfreundebuch (enthält Verbindlichkeiten und Forderungen bei Lieferanten (Kreditoren) und Kunden (Debitoren))
• das Lagerbuch (enthält Zu- und Abgänge des Warenlagers)
• das Lohn- und Gehaltsbuch (enthält die Abrechnungen der Arbeitsentgelte)
• das Anlagebuch (enthält die Gegenstände des Anlagevermögens)
• das Bankbuch und das Kassenbuch (enthalten den Zahlungsmittelbestand)
• das Rechnungsausgangsbuch (enthält die Fakturierung)

Der Jahresabschluss

Grundlegende Vorschriften zum Jahresabschluss sind in § 242 HGB enthalten:

• (1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Auf die Eröffnungsbilanz sind die für den Jahresabschluss geltenden Vorschriften entsprechend anzuwenden, soweit sie sich auf die Bilanz beziehen.
• (2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres (Gewinn- und Verlustrechnung) aufzustellen.
• (3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.

Schritte beim Jahresabschluss

• Durch Inventur (Erfassung aller Bestände) ist das Inventar zu ermitteln und schriftlich niederzulegen. Damit ist die Höhe aller Vermögenswerte und Schulden festgestellt. Eventuelle Differenzen zu den Salden auf den Konten sind zu klären und durch Buchungen (mit Eigenbelegen untersetzt) zu bereinigen.
• Dann sind die Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto abzuschließen. Für die Aufwandskonten lautet der Buchungssatz „Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto”. Der Buchungssatz für den Abschluss von Erlöskonten lautet „Erlöskonto an Gewinn- und Verlustkonto”.
• Das Gewinn- und Verlustkonto ist über das Eigenkapitalkonto abzuschließen. Wenn der Ertrag größer war als der Aufwand (Gewinn), lautet der Buchungssatz „Gewinn- und Verlustkonto an Eigenkapital”.
• Danach sind alle Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) mit dem Schlussbilanzkonto abzuschließen.
• Das Schlussbilanzkonto enthält die Werte für die Jahresabschluss-Bilanz. Die Angaben sind in die gesetzlich vorgeschriebene Form zu bringen.
• Das Gewinn- und Verlust-Konto enthält die Werte der Gewinn- und Verlustrechnung. Auch hier muss auf dieser Grundlage die gesetzlich vorgeschriebene Übersicht erstellt werden.